О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Министерства культуры Российской Федерации

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ 24 декабря 2003 г. № 1740 О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Министерства культуры Российской Федерации В связи с увеличением количества обращений граждан на сайт Министерства в Интернете приказываю: 1. Утвердить Порядок работы с обращениями граждан, поступающими по Интернету (прилагается). 2. Управлению делами (Кречетов Ю.Б.) внести соответствующие дополнения в раздел 8 «Порядок работы с обращениями граждан» Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства культуры Российской Федерации. Министр М.Е.Швыдкой УТВЕРЖДЕНО приказом Минкультуры России от 24 декабря 2003 г. № 1740 ПОРЯДОК работы с обращениями граждан, поступающими по Интернету 1. Граждане (заявители) имеют возможность направлять свои обращения на сайт Минкультуры России в Интернете. Заявители для отправки обращений могут воспользоваться своим (личным или служебным) «почтовым ящиком» и тогда они имеют электронный адрес. Но могут направить его и с чужого терминала (например, из Интернет-кафе или с вокзала), не имея собственного электронного адреса. 2. К рассмотрению принимаются обращения, поступающие через официальный сайт Министерства. Оценка обращения и принятие его к рассмотрению, либо отказ осуществляются уполномоченным сотрудником отдела делопроизводства Управления делами. 3. Требования к обращению: - должны быть сведения о заявителе - фамилия, имя, отчество (ФИО), полный почтовый адрес с индексом; - электронный адрес - при наличии; - обращение должно быть понятным, не содержать нецензурных и других некорректных выражений. 4. Прием обращений заявителей, поступивших по Интернету, и отправка ответов по Интернету возлагается на сотрудника отдела делопроизводства Управления делами. Далее в настоящем Порядке сообщения, принимаемые и отправляемые по Интернету, именуются интернет-обращение, интернет-уведомление и интернет-ответ. Интернет-уведомления имеют два варианта - о приеме к рассмотрению и об отказе в приеме к рассмотрению. Интернет-уведомления следует направлять заявителям при первичном приеме интернет-обращений, до распечатки. Отказ в приеме должен быть мотивирован в тексте интернет-уведомления. Поступившие на сайт Министерства интернет-обращения автоматически регистрируются. Сотрудник отдела делопроизводства извлекает обращения из Интернета, распечатывает их и передает в работу, по аналогии с письмами, поступившими по почте с соответствующих территорий, для регистрации и исполнения. 5. Решения, принимаемые уполномоченным сотрудником отдела делопроизводства Управления делами при поступлении интернет-обращений: ФИО, почтовый и электронный адреса нормальные, обращение понятного и корректного содержания, нет особых обстоятельств, препятствующих рассмотрению. Уведомить о принятии к рассмотрению. ФИО и почтовый адрес нормальные, электронного нет; обращение понятного и корректного содержания, нет особых обстоятельств, препятствующих рассмотрению. Рассматривается по аналогии обычного письменного обращения. ФИО, почтовый и электронный адреса нормальные, обращение понятного и корректного содержания, но является повтором (клоном) другого сообщения, уже принятого к рассмотрению. При последовательном поступлении клона в тот же день или на следующий день считать технической ошибкой и уведомить об отказе в принятии к рассмотрению: «Ваше обращение от 4 августа не рассматривается в связи с принятием к рассмотрению обращения от 3 августа. Если в обращении добавилось содержание (например, слова о повторности) - либо повтор пришел за пределами 2 дней — принимать к рассмотрению. ФИО, почтовый и электронный адреса нормальные, обращение понятного и корректного содержания. Однако, вопрос не может быть рассмотрен без соответствующих документов и личной подписи заявителя в установленной законодательной форме обращения (например: судебный иск, просьба выдать документ, содержащий персональные данные). Уведомить об отказе в принятии к рассмотрению с указанием причин. Принять к рассмотрению и дать соответствующее уведомление, если, например, обращение содержит несколько вопросов или требует дополнительного изучения. Неполные ФИО и почтовый адрес, нет электронного адреса. Оформить отказ. Явно ложные ФИО, почтовый адрес, электронный адрес, содержание некорректно. Оформить отказ. . Отсутствуют, неполные ФИО и почтовый адрес, есть правдоподобный электронный адрес. Уведомить об отказе в принятии к рассмотрению. ФИО, почтовый и электронный адреса нормальные, обращение непонятно или некорректно. Не рассматривается. Примечание: а) анонимные сообщения о преступлениях, в том числе готовящихся, докладывать руководству. 6. Сотрудники при подготовке ответов обязательно вводят исходящий номер. После распечатки ответов их необходимо сохранить в папке «Документы отдела» /Интернет/ под именем, соответствующим регистрационному номеру интернет-обращения. 7. Другие особенности работы с интернет-обращениями. При поступлении подряд нескольких полных клонов одного интернет-обращения уведомление о принятии обращения посылается по первому из них, по остальным - оформляется в архив. Если одно из интернет-обращений представляет собой неполную версию текста другого принятого сообщения, то по нему оформляется отказ без распечатки. Если интернет-обращение оказалось разбито на части и одно является продолжением (дополнением) другого, то их следует скрепить и далее исполнять как листы одного обращения (за единым регистрационным номером и единым исходящим). Принятые интернет-обращения распечатываются, в делопроизводстве учитываются по общим правилам с простановкой в нижней части обращения штампа Управления делами. 8. После отправки обращения сторонним исполнителям уполномоченный сотрудник отдела делопроизводства Управления делами (как правило, в течение 5 дней, отведенных на рассмотрение обращения) копирует на дискету тексты сопроводительных писем, которые сохранены в папке «Документы отдела» /Интернет/ под именами, соответствующими идентификационным номерам интернет-обращений и записывает в папку на компьютере, имеющем соединение с сайтом Министерства. 9. В случаях, когда интернет-обращение не направляется сторонним исполнителям, а ответ дается Министерством, такой ответ может быть дан непосредственно по Интернету. Если ответ направлен письмом, то заявителю направляется Интернет-ответ по форме «На Ваше обращение дан ответ письмом от 03.08.2003 г. за подписью Коваленко A.M.». 10. Рассмотренные интернет-обращения и связанные с ними другие интернет-сообщения сохраняются в системе сайта Министерства и дополнительно копии в папке «Документы Управления делами». Для статистики учитывается общее количество поступивших на сайт Министерства интернет-обращений.