Об осуществлении комплекса мероприятий по организации функционирования в Министерстве культуры Российской Федерации информационного ресурса «Подведомственные организации»

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ

04 июля 2013г.
№ 965

Москва

Об осуществлении комплекса мероприятий по организации функционирования в Министерстве культуры Российской Федерации информационного ресурса «Подведомственные организации»

В целях осуществления автоматизированной поддержки процессов деятельности Минкультуры России в части взаимодействия с подведомственными федеральными государственными бюджетными учреждениями и федеральными государственными унитарными предприятиями (далее – подведомственные организации) по вопросам управления имущественным комплексом, а также реализации государственного контракта от 13.12.2012 № 3892-01-41/10-12, приказываю :

1. Определить ответственным по обеспечению комплекса мероприятий по организации функционирования в Минкультуры России информационного ресурса «Подведомственные организации» (далее – Ресурс) Департамент управления имуществом и инвестиционной политики (Б.Д. Мазо) (далее – Администратор Ресурса).

2. Департаментам, осуществляющим координацию деятельности подведомственных организаций в соответствии с приказом Минкультуры России от 18 сентября 2012 г. № 994 «О координации деятельности подведомственных организаций Министерства культуры Российской Федерации» (далее – Департаменты), обеспечить:

2.1. представление Администратору Ресурса в двухнедельный срок с даты издания настоящего приказа списков сотрудников Департаментов и подведомственных организаций, которым предоставляется право доступа к работе с Ресурсом, согласно приложению № 1 к настоящему приказу;

2.2. первичное внесение подведомственными организациями сведений в Ресурс, их проверку, и представление Администратору Ресурса отчетов и предложений по корректировке Ресурса в трехмесячный срок с даты издания настоящего приказа;

2.3. постоянную актуализацию сведений, содержащихся в Ресурсе, с участием подведомственных организаций, с использованием Руководства по работе с Ресурсом согласно приложению № 2 к настоящему приказу.

3. Департаменту управления имуществом и инвестиционной политики (Б.Д. Мазо) обеспечить:

3.1. предоставление прав доступа к работе с Ресурсом сотрудникам департаментов и подведомственных организаций, а также необходимой технической и консультационной помощи;

3.2. размещение на официальном сайте Минкультуры России Руководства по работе с Ресурсом;

3.3. подготовку и представление курирующему заместителю Министра культуры Российской Федерации отчета по результатам обобщения предложений, поступивших от Департаментов в соответствии с п. 2.2. настоящего приказа.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Г.У.Пирумова.

Министр В.Р.Мединский

Приложение № 1
к Приказу Минкультуры России
от «_04_» _июля_ 2013 № __965__

Сведения о лицах, которым предоставляются права доступа к работе с Ресурсом

Приложение № 2
к Приказу Минкультуры России
от «_04_» _июля_ 2013 № __965__

Руководство по работе с ресурсом «Подведомственные организации» Минкультуры России

I. Общие положения

1. Настоящее Руководство по работе с ресурсом «Подведомственные организации» Минкультуры России (далее – Ресурс, Министерство) определяет процедуру ввода справочной информации, сканирования документов и прикрепления образов документов по основным объектам в Ресурсе.

2. Используемые термины и определения:

· автор документа – пользователь Ресурса, осуществляющий подготовку и создание документа в Ресурсе;

· автор задачи – пользователь Ресурса, который поставил задачу;

· владелец процесса – куратор подведомственной организации, несущий ответственность за устройство, результативность и эффективность процесса;

· границы процесса – события, устанавливающие (определяющие) начало работы процесса и его завершение;

· задача (задание) – отдельный элемент процесса, для которого установлен исполнитель, нормативный срок исполнения, а также входная и выходная информация. Отражается в Ресурсе одноимённым документом.

· исполнитель задачи – сотрудник Министерства и\или подведомственной организации, непосредственно осуществляющий выполнение задачи в Ресурсе.

· куратор подведомственной организации – работник департамента Министерства, который осуществляет проверку введенных документов на предмет ее достоверности и актуальности;

· объекты недвижимости – объекты подведомственных организаций, которым определен один из видов: здания, сооружения, объекты незавершенного строительства (далее ОНС), помещения, земельные участки, памятники и иные объекты, учитываемые в кадастрах недвижимости;

· основные объекты Ресурса - определены три основных справочника по объектам Министерства: объекты недвижимости, подведомственные организации, сотрудники;

· Ресурс – информационный ресурс на платформе 1С: Предприятие 8.

· пользователь Ресурса – работник Министерства и подведомственной организации, участвующий в процессе функционирования Ресурса или использующий результаты ее функционирования;

· процесс (бизнес-процесс) – упорядоченная во времени и в пространстве совокупность взаимосвязанных видов деятельности, направленная на получение определенного результата, с указанием начала и конца, а также точным определением входов и выходов и представляющая ценность для потребителя и для организации;

· подведомственные организации – федеральные бюджетные учреждения, федеральные государственные унитарные предприятия, подведомственные Министерству, деятельность которых курируется соответствующими департаментами;

· сотрудники – сотрудники департаментов и подведомственных организаций.

Элементы в данных справочниках создаются пользователями Ресурса в соответствии с функциональными обязанностями.

· образ документа – документированная информация в Ресурсе, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия с использованием электронных средств, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

II. Назначение Ресурса

3. Ресурс предназначен для обеспечения упорядоченного хранения информации о подведомственных организациях Министерства, принадлежащих им объектах недвижимости, информации, касающейся кадровой, иных отчетных сфер деятельности Министерства и подведомственных организаций.

4. Ресурс направлен на решение задач быстрого доступа к имеющимся документам, поиска информации, автоматизации формирования отчетных материалов по имеющимся формам, на обеспечение непрерывного доступа к хранимой информации, её гарантированной сохранности и достоверности, выполнение требований по ограничению доступа к служебной информации, содержащей все необходимые данные для формирования отчетных материалов, снижение (распределение) нагрузки по сбору и актуализации информации в центральном аппарате Министерства.

5. Ресурс обеспечивает:

· первичный ввод и обработку исходной информации;

· хранение данных о подведомственных организациях, с введением всех реквизитов, контактов руководителей сотрудников, правоустанавливающих и регистрационных документов, проводимых проверках, хранение документов, относящихся к подведомственной организации, а также хранение скан-образов документов;

· учет объектов недвижимости подведомственных организаций с хранением их технических характеристик, описаний, правоустанавливающих, регистрационных документов, обременений с возможностью хранения их образов, фотоматериалов;

· учет контрагентов, которым вменено выполнение охранных и иных обязательств;

· полнотекстовый поиск по всем данным Ресурса;

· хранение истории изменений данных по объектам;

· работу с системой через веб-клиент (сеть Интернет).

III. Процессы

6. В Ресурсе организованы следующие процессы:

- внесение документов в Ресурс;

- обеспечение быстрого доступа к имеющимся документам по любым запросам;

- обеспечение учета, актуализации данных по объектам в соответствии с глоссарием.

7. Границы процессов, а также Владельцы процессов представлены в таблице:

8. Наполнение Ресурса необходимой информацией и документами об организации и принадлежащем ей имуществе, а также актуализация данных по объектам, вносимым в Ресурс, включая сканирование бумажных носителей информации и прикрепление образов к документу в Ресурсе при заполнении данных, обеспечивается пользователями Ресурса – работниками подведомственных организаций.

Проверка достоверности вносимых данных с последующим формированием отчетности по основным объектам и задачам, регистрируемым пользователями подведомственных организаций, осуществляется пользователями Ресурса – работниками Министерства в соответствии с полномочиями группы доступа к Ресурсу, определенной в разделе IV настоящего Руководства.

В случае, когда по объекту в Ресурсе отсутствуют данные, либо они не актуальны или нет необходимой документации, куратор подведомственной организации отправляет запрос в курируемую организацию на получение необходимых данных. После получения запроса, курируемая организация проводит сбор данных. Пользователь Ресурса от подведомственной организации:

· заносит в Ресурс соответствующую запросу информацию;

· прикрепляет образы отсканированных документов по запросу;

· ставит ЭЦП на файлы в документе;

· отправляет данные на проверку куратору в курирующий департамент.

Куратор проверяет достоверность занесенных данных. После того как данные внесены полностью и удовлетворяют запросу – куратор устанавливает признак выполнения задачи – флаг «Проверен».

Исполнителю задачи приходит сообщение в Ресурсе о прохождении проверки документа. Задача считается выполненной только в случае ее завершения исполнителем задачи подведомственной организации (автором задачи).

IV. Использование Ресурса

9. Доступ и работа в Ресурсе возможны с любого компьютера, подключённого к сети Интернет, с установленными операционной системой Windows или Mac OS и интернет-браузером (InternetExplorer, MozillaFirefox, Opera и др.).

10. Для начала работы необходимо:

· настроить рабочие места для работы с Ресурсом;

· ознакомить пользователей Ресурса с данным Руководством;

· получить ЭЦП пользователю Ресурса.

11. В целях выполнения работ в Ресурсе назначается Администратор Ресурса из состава персонала Министерства.

Администратор Ресурса создает учетную запись для каждого пользователя Ресурса. Каждому пользователю Ресурса присваивается определенный набор прав (группа доступа). Группа доступа определяет совокупность действий с данными Ресурса, которые могут выполнять участники этой группы. Пользователь Ресурса может входить одновременно в одну или несколько групп доступа, которые в совокупности образуют его персональные настройки прав доступа (ограничения доступа к данным по определенным организациям).

12. В Ресурсе организованы следующие функциональные роли (группы доступа) пользователей:

· «Пользователь Департамента управления имуществом и инвестиционной политики» - пользователи данной группы Ресурса осуществляют контроль:

- ввода данных и корректировку данных по подведомственным организациям (наименования, адреса, телефоны, коды, ответственные лица и т.д.);

- ввода и корректировку по объектам недвижимости Министерства.

· «Пользователь Департамента контроля и кадров» - пользователи данной группы Ресурса осуществляют контроль и корректировку данных по кадровым сведениям, сведениям по заработной плате, аттестации и т.д.

· «Пользователь Департамента экономики и финансов» - пользователи данной группы Ресурса осуществляют контроль и корректировку данных, согласно раздела V, о подведомственных организациях Минкультуры России.

· «Пользователь Профильного департамента» - пользователи данной категории Ресурса осуществляют контроль ввода и корректировку данных по курируемым подведомственным организациям (группа, наименование, адрес, телефон, ответственные лица от учреждений, организационно-правовая форма учреждения и т.д.).

· «Пользователь подведомственной организации» - пользователь данной группы Ресурса имеет доступ к информации по объектам в отношении подведомственной организации. Пользователи осуществляют:

- ввод и корректировку данных по объектам организации;

- ввод и корректировку данных по объектам недвижимости организации;

- ввод и корректировку данных по документам, имеющим вид – Судебные дела;

- сканирование и прикрепление сканов в документы Ресурса;

- контроль соответствия данных в образе документа с данными в карточке объекта Ресурса.

· «Администратор» - пользователи данной группы Ресурса имеют полный доступ ко всем объектам Ресурса с иными правами, предусмотренными для всех иных пользователей Ресурса.

13. Данные о необходимости включения в список пользователей сотрудников Министерства и/или подведомственной организации: предоставляются Администратору Ресурса и включают:

- ФИО сотрудника Министерства и/или подведомственной организации с указанием должности и организации/департамента, с которой он состоит в трудовых отношениях.;

- контактную информацию: адрес электронной почты, номер служебного телефона;

14. Порядок доступа к данным Ресурса устанавливает администратор Ресурса, исходя из группы доступа в соответствии с разделом IV настоящего Руководства.

15. Администратор Ресурса создает в справочнике «Пользователи» учетную запись нового пользователя по предоставленным данным. В зависимости от принадлежности сотрудника к подведомственной организации или департаменту – включает нового пользователя в соответствующую группу доступа.

16. Для идентификации пользователей в Ресурсе используется механизм личной идентификации пользователя. Вход пользователя в Ресурс осуществляется посредством проверки имени и пароля пользователя.

Ресурс обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам в соответствии с группой доступа.

V. Задачи, выполняемые Ресурсом

Расшифровка действий пользователей Ресурса с объектами:

Д – добавление объекта;

П – просмотр данных по объекту;

Р – редактирование данных (изменения значений) по объекту;

С – сохранение данных по объекту;

У – удаление объекта.

Для каждой группы доступа дополнительно может быть настроено ограничение доступности данных по определенным организациям и по определенным видам документов организаций. Пользователи подведомственных организаций имеют доступ только к данным своей организации. Доступ к документам настроен в соответствии с представленной таблицей:

VI. Процедура ввода и проверки документов

17. Внесение образа документов в Ресурс, включая документы по основным объектам организации, документы, полученные по результатам судебных процессов, осуществляется сотрудником подведомственной организации при поступлении документов в организацию посредством создания документа в Ресурсе (непосредственно из журнала документов «Внутренние документы» по кнопке «Создать», из карточки основного объекта, по которому необходимо внести документ), с заполнением следующих реквизитов:

в части документов по основным объектам организации:

· организация – выбор организации, по которой оформляется документ;

· принадлежность – выбор основного объекта, к которому относится документ: организация, объект недвижимости, сотрудник;

· вид документа – выбрать из списка видов документа, который формируется в зависимости от указанного объекта в поле «Принадлежность».

в части документов по судебным процессам:

· организация – выбор подведомственной организации, которая является (являлась) участником судебного процесса;

· принадлежность – выбор основного объекта, к которому относится документ: организация, объект недвижимости, сотрудник;

· вид документа – выбрать из списка «Судебные процессы»;

· наименование – ввод наименования документа.

В зависимости от выбранного вида - в карточке документа отображаются его основные и дополнительные реквизиты, которые необходимо корректно заполнить по данным бумажного носителя данных.

Документ сканируется и присоединяется его электронный образ к документу Ресурса.

Если документ логически связан с другими документами, зарегистрированными в Ресурсе, то данные связки также необходимо отразить в документе. Информация о документах заносится на закладку «Документы-основания».

Если документ содержит сопроводительное письмо, то хранению в Ресурсе подлежит электронный образ сопроводительного письма. Приложения к документу также сканируются и хранятся в Ресурсе. Информация, предоставленная в электронном виде, также присоединяется к документу Ресурса. Все прикрепленные документы заносятся на закладку «Файлы».

Проверка данных в документе завершается проставлением ЭЦП сотрудника подведомственной организации на электронных образах документов.

Пользователь подведомственной организации заполняет поле «Кем выдан» и регистрирует данные документа в Ресурсе. Регистрационный номер документу присваивается вручную на основании данных бумажного носителя.

После регистрации осуществляется проверка данных документа сотрудником курирующего департамента, указанного в поле «Исполнитель» задачи документа.

Ответственный сотрудник курирующего департамента Министерства рассматривает документ и ставит признак проверки по факту.

Пользователи подведомственной организации не имеют возможности вносить изменения в документ, у которого установлен признак «Проверен». Изменение признака проверки возможен только у курирующего департамента и пользователя департамента, который установил данный признак.

18. Передача документов на проверку в Ресурсе сопровождается формированием заданий для группы пользователей, обладающих одной функциональной ролью или с указанием конкретного исполнителя, что помогает им оперативно выполнять необходимые действия с документами в Ресурсе.

Инициатором отправки документа на проверку и участником процесса проверки может быть любой пользователь Ресурса.

19. Для согласования документов в Ресурсе создается процесс электронной проверки. Результат такой проверки хранится в документе и при необходимости может быть изменен.

Для каждого документа, направляемого на проверку, Инициатором создается задание, в котором определяется срок, исполнитель и проверяющий.

Если задание на проверку имеет срок исполнения – в документе заполняется поле «Срок».

Если ответственный исполнитель не указывается конкретно, а указывается роль ответственных исполнителей, то автоматически в Ресурсе задача на проверку появится на рабочем столе у всех пользователей, имеющим указанную роль в выбранном департаменте. Исполнитель в задаче примет параметры пользователя, который примет задачу к исполнению. Данная задача не будет отображаться на рабочем столе Ресурса у прочих пользователей департамента.

Итогом согласования через Ресурс на поступивший документ является установленный в документе флаг «Проверен». Документ становится недоступным для внесения изменений в поля карточки.

20. В случае необходимости внесения изменений в проверенный документ Ресурса, ответственный сотрудник курирующего департамента снимает флаг «Проверен». Участник процедуры проверки (пользователь курируемой организации или курирующего департамента) вносит корректировки и инициирует новую задачу на проверку.

21. Актуализация данных по основным объектам Министерства должна происходить по мере поступления соответствующих документов:

- по организации – изменение устава, адреса, телефона, ответственных лиц;

- по объектам недвижимости – ввод в эксплуатацию, закрепление, обременение, технические данные;

- по ответственным лицам - изменения условий трудового договора, заработной платы, перевод, аттестация сотрудника.

Актуализация справочной информации вносится в Ресурс сотрудниками подведомственных организаций по объектам, которые зарегистрированы в организации - пользователе.

Актуализация данных, которая происходит в результате ввода новых документов по объекту, а также имеет историю хранения изменений – отправляется на проверку в курирующий департамент.

VII. Сканирование документов

22. Формирование запроса в курируемую организацию на прикрепление документов к объекту в Ресурсе осуществляется при получении сотрудником департамента документов по основным объектам.

23. Сканирование документов по основным объектам Министерства осуществляется ответственными сотрудниками подведомственных организаций.

24. Пользователь Ресурса в подведомственной организации сканирует документы:

- если не настроено взаимодействие сканера и Ресурса – сканирование документов и сохранение образов в файл в любом из форматов: rtf; pdf, png, tif, jpg - в отдельную папку на общий ресурс. Прикрепление образов документов необходимо осуществлять на закладку «Файлы».

- настроено взаимодействие сканера и Ресурса – сканирование документов осуществляется согласно настройкам пользователя.

В карточке документа отображаются образы документов в формате – jpg, по кнопке «Отображать картинки».

25. Проверка наличия прикрепленных данных к объекту Ресурса осуществляется Сотрудником департамента Министерства.

VIII. Информационно-поисковая система в Ресурсе

26. В Ресурсе поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т.п.) или по контексту, либо ключевому слову (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). Ресурс позволяет найти документ по компонентам информации с использованием поисковых форм.

Полнотекстовый поиск возможен как по реквизитам, внесенным в документ, так и содержанию (приложению) к документу, в случае использования файлов совместимого формата (doc; xls; rtf; pdf).

IX. Использование электронной подписи (ЭП)

27. Для утверждения и защиты документов, обрабатываемых в Ресурсе, используется механизм встроенной электронной подписи (далее - ЭП).

28. ЭП формируется на основе данных авторизации пользователя Ресурса при входе в систему.

29. ЭП пользователя Ресурса вычисляется на основе закрытого ключа, хранящегося в id-файле пользователя.

Для проверки ЭП используется механизм общедоступных открытых ключей, создаваемых администратором для каждого пользователя Ресурса, в паре с его закрытым ключом. Механизм ЭП обеспечивает однозначную авторизацию действия, выполненного пользователем в Ресурсе (создание, редактирование, согласование документов и т.д.), что позволяет использовать ее в качестве альтернативы подписи документа на бумажном носителе.