Об отмене Примерного перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ II МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИП ПРИКАЗ 17 августа 2004 г. № 39 «Об отмене Примерного перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения» В целях приведения нормативно-правовой базы Федерального архивного агентства в соответствие с законодательством Российской Федерации ПРИКАЗЫВАЮ: Отменить «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Руководителем Федеральной архивной службы России Козловым В.П. 10 марта 2000 г. Министр А.С. Соколов Федеральная архивная служба России (Росархив) Всероссийский научно-исследовательский институт документоведевия и архивного дела (ВНИИДАД) УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федеральной архивной службы России В.П.Козлов 10 марта 2000 г. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения Москва 2000 УКАЗАНИЯ по применению Примерного перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций с указанием сроков хранения 1. Общие положения 1.1. Настоящий Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций с указанием сроков хранения (далее Перечень) разработан в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» (от 7 июля 1993 г.), Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России. 1.2. Перечень служит целям рациональной организации документов в делопроизводстве, обеспечения их сохранности, отбора документов на постоянное, временное хранение или уничтожение, а также защиты законных интересов кредиторов, вкладчиков, клиентов кредитных организаций. 1.3. Настоящий Перечень служит основанием для формирования дел, подготовки номенклатуры дел, установления сроков хранения: документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, отбора документов для включения в состав негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации и к уничтожению. Перечень используется в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных учреждений и центральных экспертных комиссий (ЦЭК) или экспертных комиссий (ЭК) и архивов кредитных организаций, а также их филиалов, представительств и учреждений. 1.4. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для кредитных организаций, заключивших договор с архивным учреждением системы Федерального архивного агентства об отнесении его документов в установленном порядке к составу негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации и включенных в список источников комплектования федерального архива, государственного архива субъекта Российской Федерации, муниципального архива. 1.5. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате изучения создающихся в деятельности кредитных организаций документов, с учетом рекомендаций специалистов финансовых и банковских организаций, а также положений «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения» (М., 1989). ведомственных перечней документов со сроками хранения, а также решений ЦЭШС Федерального архивного агентства об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов документов. 1.6. Настоящий Перечень вступает в силу с момента утверждения его Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве 2. Структура Примерного перечня 2.1. Настоящий Перечень построен по функционально-предметному принципу, содержит систематизированное перечисление видов документов, соответствующих направлениям деятельности кредитных организаций, подчиненных им филиалов, представительств и учреждений. Перечень состоит из разделов, отражающих основные вопросы деятельности кредитной организации. Некоторые разделы имеют подразделы по более узким проблемам. Отступление от принципов построения «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М. 1989), ведомственных перечней по принадлежности к источникам комплектования государственных архивов Российской Федерации объясняется спецификой деятельности кредитных организаций, их филиалов, представительств и организаций. 2.2. Статьи в Перечне расположены по единой валовой нумерации (графа № 1). 2.3. В Перечне, как правило, не даются конкретные заголовки дел, а указываются категории и виды документов и, в обобщенном виде, их содержание (графа № 2) 2.4. При объединении в одной статье различных видов документов по одному вопросу или одной функциональной принадлежности и имеющих одинаковый срок хранения используется термин «документы»; в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью. 2.5. Сроки хранения в Перечне дифференцированы по двум группам кредитной организации (графы №№ 3, 4) в соответствии с установленными в системе кредитной организации уровнями управления. 2.6. В графе 3 указаны сроки хранения документов, образующихся в деятельности головной кредитной организации, в графе 4 - в филиалах, представительствах и других подчиненных ей организациях. 2.7. Временные сроки хранения документов могут быть увеличены по заключению экспертной комиссии кредитной организации, распоряжению ее руководства. 2.8. В связи с тем, что цель настоящего Перечня - определить сроки хранения документов, отражающих основные и специфические виды деятельности кредитной организации, второстепенные для кредитной организации виды деятельности (противопожарная безопасность, транспортное обслуживание, гражданская оборона и другие) отсутствуют или отражены схематично. При отсутствии каких-либо видов документов в настоящем Перечне, при определении срока хранения следует руководствоваться «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989). 2.9. Сроки хранения новых категорий документов, образовавшихся в деятельности кредитной организации, ее филиалах, представительствах и ведомственных организациях и не отраженных в настоящем Перечне, устанавливаются решением ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве или ЭПК учреждений Федерального архивного агентства по уполномочию ЦЭПК. 2.10. Сроки хранения документов установлены вне зависимости от вида носителя документа (бумажного, магнитного, электронного и др.). 3. Порядок применения Примерного перечня 3.1. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указаниями автора, корреспондента, даты. При необходимости конкретизируются, уточняются, дополняются наименования дел. В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел кредитных организаций проставляются сроки хранения документов и даются ссылки на номера его статей. 3.2. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1996 году, начинается с 1 января 1997 г. 3.4. Исчисление сроков хранения книг (журналов) учета, регистрации документов начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал) и замены книги (Журнала) новым документом. 3.5. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечания «после истечения срока действия договора», «после замены новыми», «после истечения срока займа», «после перехода права собственности на акцию» и так далее указывают, что исчисление срока хранения, названного в графах №№ 3, 4 осуществляется с указанного момента. Примечание «при условии завершения ревизий налоговыми органами» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. 3.6. Отметка «до минования надобности» означает, что данные документы имеют ограниченное практическое значение. Срок их хранения определяется кредитной организацией. 3.7. Отметка «ЭК» (Экспертная комиссия кредитной организации), проставленная в Перечне, означает, что часть данного вида документов может иметь научно-историческое и практическое значение. Если кредитная организация имеет соглашение с архивным учреждением и внесена в установленном порядке в списки его источников комплектования, то по истечении срока хранения дела с отметкой «ЭК», экспертная комиссия кредитной организации имеет право отбора всего дела или отдельных документов дела с установлением срока их хранения «постоянно», которые подлежат передаче в установленном порядке на государственное хранение. Остальные документы считаются с истекшими сроками хранения и могут быть уничтожены. 3.8. В кредитных организациях, в деятельности которых не образуются документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации (т.е. дела постоянного хранения), по истечении срока хранения дела с отметкой «ЭК» Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) проводит экспертизу ценности документов данного дела и может продлить срок хранения дела. 4. Отбор документов на хранение и уничтожение 4.1. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел в номенклатурах, описях или на обложках дел без просмотра самих документов. 4.2. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в кредитной организации и учреждениях его системы создаются постоянно действующие экспертные комиссии - ЭК (при наличии у кредитной организации большого количества подчиненных учреждений в ее центральном офисе может быть создана центральная экспертная комиссия — ЦЭК), в состав которых должны входить квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного их руководителей кредитной организации. В работе ЦЭК (ЭК) в обязательном порядке принимают участие руководитель службы делопроизводства и заведующий архивом кредитной организации. К работе ЦЭК (ЭК) может привлекаться представитель государственного или муниципального архива (если организация является их источником комплектования). 4.3. В своей работе экспертные комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М., 1986), «Основными правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях» (М., 1991), инструкциями, указаниями Федерального архивного агентства, настоящим Перечнем, «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения» (М., 1989), ведомственными перечнями документов, а также распорядительными документами кредитной организации. 4.4. Экспертные комиссии определяют совместно с делопроиз -водственной службой и архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. 4.5. В зависимости от установленного срока хранения проводится полное или частичное оформление дел. 4.6 Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. 4.7. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия учреждения, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты дела и других). 4.8. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются. 4.9. Документы постоянного или длительного хранения описываются в соответствии с требованиями «Основных правил работы ведомственных архивов» (М., 1986), «Основных правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях» (М.,1991) 4.10. Кредитные организации, являющиеся источниками комплектования архивных учреждений, в установленном порядке представляют на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа описи (годовые разделы описей) постоянного, длительного срока хранения (свыше 10 лет), по личному составу и акт о выделении документов с истекшими сроками хранения на уничтожение. Если организация не является источником комплектования архивного учреждения, вышеуказанные документы после согласования с ЦЭК (ЭК) данной организации утверждаются руководителем организации. 4.11. После утверждения описей ЭПК соответствующего архивного органа организация получает право уничтожать документы с истекшими сроками хранения. 4.12. Способ уничтожения включенных в акт документов определяет сама организация. Запрещается использовать эти документы для хозяйственных нужд.