Об утверждении Типового положения о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ 27 января 2006 г. № 35 Об утверждении Типового положения о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2002 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169) приказываю: 1. Утвердить и ввести в действие прилагаемое Типовое положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, согласованное Центральной экспертно - проверочной комиссией (ЦЭГЖ) при Росархиве. 2. Рекомендовать федеральным органам исполнительной власти разработать на основе Типового положения индивидуальные положения о центральных экспертных комиссиях (ЦЭК) и по согласованию с Росархивом ввести их в действие. 3. Федеральному архивному агентству (Козлов В.П.) оказать федеральным органам исполнительной власти методическую помощь в подготовке индивидуальных положений о ЦЭК, провести работу по их согласованию с Росархивом. 4. Приказ Росархива от 17.03.1998 № 19 «Об утверждении Примерного положения о ЦЭК министерства (ведомства) Российской Федерации» признать утратившим силу. 5. Контроль за выполнением настоящего Приказа оставляю за собой. Министр А.С.Соколов Утверждено Приказом Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 27.01.2006 г. № 35 Типовое положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти I. Общие положения 1. Данное Положение может быть применено для создания экспертных служб иных органов государственной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, других организаций, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации и имеющих подведомственную сеть организаций и учреждений. В структурных подразделениях центрального аппарата федерального органа исполнительной власти могут быть созданы экспертные комиссии, работающие под методическим руководством ЦЭК. Постоянно действующая ЦЭК создается в целях: - организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности федерального органа исполнительной власти, его структурных подразделений и подведомственных ему организаций, по отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, а также творческую документацию; - осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) организаций, подведомственных федеральному органу исполнительной власти. 2.1. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при руководстве федерального органа исполнительной власти. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством федерального органа исполнительной власти. В необходимых случаях (см. п.4.8. и п.4.9. настоящего Положения) решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) при Федеральном архивном агентстве или экспертно-проверочной комиссией (ЭГЖ) соответствующего федерального архива. 2.2. Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя федерального органа исполнительной власти. 2.3. В состав ЦЭК включаются: председатель комиссии, его заместитель, секретарь комиссии, представители архивной и делопроизводственной служб, а также наиболее квалифицированные сотрудники основных структурных подразделений, представитель соответствующего федерального архива или Федерального архивного агентства. Председатель ЦЭК назначается из числа заместителя руководителя. В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций. 3. В своей работе ЦЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2002 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», иными федеральными законами, нормативно-правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, решениями ЦЭПК при Росархиве, а также методическими документами (рекомендациями Федерального архивного агентства, соответствующих федеральных архивов) и Положением о ЦЭК федерального органа исполнительной власти. В соответствии с настоящим Типовым положением федеральный орган исполнительной власти разрабатывает Положение о ЦЭК данного федерального органа исполнительной власти, которое после согласования с Федеральным архивным агентством утверждается приказом руководителя одновременно с утверждением персонального состава ЦЭК. II. Функции ЦЭК 4. ЦЭК осуществляет следующие функции: 4.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов, образующихся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему организаций. 4.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативными правовыми актами, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами. 4.3. Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций. 4.4. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов. 4.5. Организует и координирует работу по подготовке нормативных и методических документов по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации (включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео- и творческую документацию) в федеральном органе исполнительной власти и подведомственных ему организациях. Готовит предложения и в установленном порядке представляет на рассмотрение ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве отраслевые списки организаций, документы которых подлежат и не подлежат передаче на постоянное хранение. 4.6. Оказывает содействие и методическую помощь работе специалистов отрасли: - по выявлению владельцев личных архивов в организациях отрасли, по возможной передаче ими дневников, записей, воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации; - по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России; - по инициативному документированию знаменательных событий и фактов в истории отрасли (записи воспоминаний старейших работников отрасли всех уровней, бесед, интервью с ними, фото-, фоно- и видео документы). 4.7. Рассматривает и выносит решения о согласовании: - перечней документов со сроками хранения; - примерных и типовых номенклатур дел, конкретных номенклатур дел федеральных органов исполнительной власти; - сводных описей дел, документов постоянного срока хранения, включая управленческую, научно-техническую документацию, кино-, фото-, фоно-, видео-и творческую документацию; - перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение; - описей на документы по личному составу; - описей дел долговременного хранения и с отметкой ЭГЖ; - актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; - актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу; - графиков подготовки и передачи документов на постоянное хранение; - методических документов по проведению экспертизы ценности документов (рекомендации, памятки и др.). 4.8. После рассмотрения ЦЭК на согласование (рассмотрение) ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве представляются: - перечни документов со сроками хранения; - примерные и типовые номенклатуры дел; - предложения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов: - акты на уничтожение документов, созданных по 1945 год включительно (на утверждение). На согласование руководителю Росархива - положение о ЦЭК и Центральных архивах федеральных органов исполнительной власти. 4.9. Представляются в соответствующие федеральные архивы на утверждение: - описи дел, документов постоянного срока хранения (управленческая, научно-техническая документация и т.д.); - перечни проблем (тем), научно-техническая документация, по которым подлежит передаче на постоянное хранение; - перечни документов, подлежащих передаче в соответствующие федеральные архивы, 4.10. Представляются ■ в соответствующие федеральные архивы на согласование: - номенклатуры дел федеральных органов исполнительной власти; - описи дел по личному составу; - акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу; 4.11. Совместно с архивной, делопроизводственной и кадровой службой организует для сотрудников центрального аппарата федерального органа исполнительной власти и. подведомственных, организаций консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации. III. Права ЦЭК 5.При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право: 5.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям федерального органа исполнительной власти и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др. 5.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений федерального органа исполнительной власти, подведомственных организаций и учреждений: - письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу; - информацию, необходимую для определения сроков хранения документов. 5.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений федерального органа исполнительной власти, руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к передаче в центральный архив федерального органа исполнительной власти, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов. 5.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, подведомственных организаций и учреждений, а также представителей соответствующего федерального архива. 5.5.Информировать руководство федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему организаций по вопросам своей компетенции. 5.6. Представлять в установленном порядке федеральный орган исполнительной власти в Федеральном архивном агентстве и соответствующем федеральном архиве. IV. Организация работы ЩЭК 6.1. ЦЭК федерального органа исполнительной власти работает в контакте с ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве. 6.2. ЦЭК работает по плану и в соответствии с Регламентом работы ЦЭК, утвержденным руководством федерального органа исполнительной власти. Заседание ЦЭК считается правомочным, если на нем присутствует более половины ее состава. 6.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются. 6.4. Решения ЦЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК по согласованию с руководителем федерального органа исполнительной власти; 6.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы. 6.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.